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怎样组织召开校友会议

会前准备

　　在领导确定了会议诸要素以后，顶尖秘书就应着手做准备工作了。会前准备很重要，不允许有丝毫的疏漏差错。会前准备充分是会议成功的保证。

　　会议计划和成本预算

　　开会需要动用人力、物力、财力，又往往占用一些工作、生产时间。为了使开会与日常工作、生产互相结合、促进，而不是互相冲突、抵耗，会议必须要有计划。开会也是一种投入与产出，尽管投人往往是有形的，产出往往是无形的，但总是以最少的投人争取最大的产出。因此，会议应该计算成本，作出预算，包括在会议计划之中。

　　(1)会议计划。

　　会议计划首先应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等，即会议六要素的具体化

　　其次会议计划应明确会议应做哪些准备工作，如需用哪些文件，会场怎样布置，是否需要食宿、车辆，是否安排参观、文化娱乐等其他活动。 ’

　　会议计划由秘书制订、提出。经领导审核批准后-再由秘书或秘书处组织人员。分头按计划执行。

　　　(2)会议成本预算。

　　文件准备较重要的会议顶尖秘书都需要事先准备文件

　　会议文件有两大类：

　　一类是供会上学习参考的文件资料。如上级的有关政策、方针、法规、计划。以及专业、技术性资料等。这类文件有些在会议结束后不能让与会人员带走，秘书应做好回收工作。

　　另一类就是会议本身所产生的文件。如：开幕词、工作报告、讲话稿、会议记录、会议简报、会议决

定、会议纪要、闭幕词、会议总结等。其中，开幕词、工作报告、领导讲话稿是必须在会前准备妥当的，其他文件则在会议过程中或会议结束时形成。

　　这类文件可以让与会人员带走，作为进一步学习或传达、贯彻之用。

　　 (1)开幕词。

　　开幕词是会议开始时会议主席所作的发言稿，一般带有预告及礼仪性质，比较简短。内容大体包括三方面：

　①对来宾和与会人员表示欢迎。

　②对会议的内容、任务、目的作简要介绍。

　③预祝会议成功。