采购入库流程和财务做账流程
- 培训职业
- 2025-05-05 10:12:16
企业采购入库流程根据付款时机的不同，分为现购和赊购两种类型。现购是指一手交钱，一手交货，货款当面结清，类似于我们去超市购物时的支付方式。赊购则是企业之间利用商业信用进行交易，先接收货物，再支付账款，类似于小时候向邻居赊账买零食。赊购模式下，因为钱货不同步，在进行财务记账时，会涉及应付账款和暂估入库等财务行为。
采购入库业务与财务全流程包括：采购员发起采购申请，审批通过后与供应商谈判并签订合同；对于需要预付款的采购，先向财务申请支付预付款；供应商送货到指定仓库，仓库收货入库后，财务以入库明细做暂估入库，核算存货成本；供应商的发票送达财务后，生成应付单冲暂估，出纳基于应付单给供应商支付余款。在财务处理过程中，预付款、应付款、付款和存货都会生成对应的总账凭证。
如果采购的商品卖不动或出现质量问题，需要退供应商。退供应商是采购入库的逆向流程，即公司把商品发给供应商，供应商把钱退给公司。退供应商业务与财务全流程包括：采购员发起退供应商申请，在系统中创建退供单，退供单需要指定退供的批次，可以基于原采购入库单创建，也可以基于商品的批次库存创建；仓库接到退供单后，按照需要退供的商品明细拣货发货，发货明细回传采购系统；供应商收到商品后，办理退款（前提是已经收到了企业的采购付款）；财务基于发货明细对应付账款进行冲红处理，并生成总账凭证。
采购入库单据流向：采购员创建采购订单后，采购系统中会生成一张采购单，记录向供应商采购的商品和采购成本等信息；库房收到供应商的来货后操作入库，生成仓库的入库单，记录实际入库的商品批次、数量信息，此入库信息也会同步给采购系统和财务系统；财务系统基于入库明细和采购成本生成向供应商付款的应付单，应付单记录应该向供应商支付的款项，以及已经支付和结算的款项信息；到账期后，需要向供应商付款，采购员（或财务）会基于应付单提交付款申请，申请财务付款；财务出纳基于付款申请单向供应商支付应付账款，生成付款单，并将付款单与发票进行核销。付款单记录付款人、付款金额和付款方式等信息。
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