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文书档案归档整理规范

文书档案管理整理规范是确保信息完整、准确、可追溯的关键步骤。归档整理前的收集是基础，必须全面、完整，确保涵盖单位的收文、发文、内部文件。

具体而言，收集应涵盖收文登记、年度工作的“白头文件”，如会议材料（总结、计划、表彰材料、专业会议材料等）、综合材料（会议记录本、各类花名册、年报表、介绍信存根等）。确保文件完整，采取相应措施，如建立收发文登记制度。

整理时，以“件”为单位进行装订，便于管理与使用。整理单位应根据文件特性确定，遵循统一规范，确保文件排列有序、便于检索。装订应以左、下侧对齐，注意去除不符合保管要求的订书钉，采用不锈钢订书钉或“三孔一线”的线装方法。

分类方面，采用年度-保管期限法进行归档文件分类，保持分类方案稳定。区分年度时，以文件落款日期为准，考虑跨年度文件与来文、复文的归类。文件无日期时，通过内容分析、格式、字体等考证归类。

保管期限区分，分为永久、定期，定期一般为30年、10年。永久保管档案主要涵盖反映机关历史面貌、行政管理、职能活动、人事管理的重要文件。准确鉴定保管期限是整理工作的难点，需考虑文件对机关历史、职能活动、权益维护的价值。

在具体操作中，上级机关文件需针对本机关或主管业务进行保存，如机构设置、领导人任免文件；本机关文件以主要职能活动为主永久保存；同级文件非主管业务需保存10年；下级机关重要总结、报告保存30年，一般文件保存10年。