差旅费用管控 听听财务管理者怎么说

6月24日，2022企业差旅费控数字化研讨论坛成功举办，围绕数字化前沿趋势、行业数字化转型痛点、企业降本增效等主题，在现场100+知名企业负责人与行业专家共同掀起了一场思想的盛宴，关于差旅费控4.0的探讨更是引起广泛关注和共鸣。

为更好的呈现差旅费控年中盛会的沟通，根据现场嘉宾的主题演讲以及互动答疑，我们整理出4.0模式的创新和实践的完整内容，为企业财务负责人、行政负责人、IT负责人、采购负责人等企业高管，以及差旅服务商、行业学者等专业人士提供前沿的探索，期待与您一起携手推动商旅管理新时代。

本文为结合嘉宾发言撰写，欢迎大家后台交流探讨。

01 差旅管理迈入4.0时代

我们都知道，差旅费用是企业第二大可控成本，差旅费用管理痛点具有不区分行业和企业的广泛性，但差旅服务，并不是企业差旅活动的全部。在过去的模式下，员工端一直采用员工垫资再报销的方式，员工苦于“垫资”；财务常处于数据不对等，频繁对账的情况，深陷在反复核算的繁重工作中；行政端疲于处理员工反馈的各类问题，但员工对此的满意度并未“水涨船高”；公司差旅管理政策和诉求无法落地，与业务推进存在落差，差旅信息化建设找不到有效的思路。我们会发现在寻找解决方案的路上，单一服务商难以解决所有的问题。怎样才能让出行不再成为困扰企业的难题？

通过企业的技术平台建设现状来看，在原有的2.0、3.0模式下，企业与一般与1家或多家TMC签订协议，并向TMC支付服务费，产品由服务商进行管理，产品展示上并非以企业直连、自签产品为先，存在杀熟的风险，差旅预定及服务均为跳转模式，而非差旅集采的平台模式，无法实现多供应商的比价采购。一旦更换供应商，原来所沉淀的数据也会无法保留，沉没成本和机会也很高。差标的管控由服务商来实现，未实现全流程闭环管理。

差旅费相对其他业务频繁量多，审计往往作为重点问题予以关注，近年来各行业企业越来越重视内部控制在经营管理中的重要性，行前规范、行中采控、行后优化都是实现差旅费内控合规的必要规范，而这仅仅依赖于后端报销无法做到，报销智能化仅仅只是费控数字化体系建设的一个局部。

试想下，如果差旅管理能够做到：出差事前审批，对差旅费预算及规模进行控制；员工预订环节看得见，过程可追溯；数据实时传输，账单同步对接，票据自动归集，报销自动核销。人机协同，从费用申请到报销全流程自动化、移动化，高效快捷，那么不按规定开支和报销差旅费的现象可还会发生？

回顾整个差旅费控行业发展历程和企业对差旅及费用管理的实践，从1.0模式的线下散采，到2.0模式依靠TMC服务，再到3.0费控报销跳转模式，企业差旅管控的模式与技术虽然在不断升级迭代，但在消费侧跳转第三方TMC使得差旅消费场景仍然游离于企业费控体系之外，难以实现费控闭环，直到4.0模式出现，结合费用管控做差旅消费场景的深度融合，以数字技术赋能差旅费控平台，才从根源上真正解决了企业当下的差旅管理顽症。

企业真正需要的是一个科学的差旅采购方案、一个完善的内控制度执行平台、一个涵盖事前事中事后的全流程费控数字化解决方案。

02 差旅费控4.0：从3.0到4.0的跃升

从行业发展看，3.0再到4.0的升级有两个关键因素：一个是融入全面消费场景并纳入费控体系，贯穿事前、事中、事后的全流程；二是智能化技术重塑财务费控的人性化体验，从而推动人人费控的企业理想。

不同于简单的报销系统，差旅费控4.0模式汲取了30多个行业、100多家头部企业的成功经验，创造性地将差旅消费场景深度融入费用管控，建立聚合多供应商的开放性集采平台，实现一品多供比价，满足企业采购环节合规要求，从消费源头管控费用，让每个员工自觉参与费控，最终形成事前、事中、事后的全流程、全链路闭环管理。

差旅费控4.0模式在创新层面的成功实践，背后有怎样的理论基础和特色优势？这是许多专家都很好奇的地方。

第1个就是比价——业内首创的费控平台+集采比价平台的模式。比价很多厂家都能做，但是做的程度和专业化是有差异的。以机票比价为例，大家常见的是把所有的机票数据展示，这个航班多少钱，那个多少钱，这个只是同频比。其实我们还要做到同维度比价，做到同航班、同舱位比价。因为机票一个舱位上可能会有多个报价，比如航司官网价、分销商特价、企业协议价等等，所以不一定是同舱去比较。比价也要考虑到企业跟航司的协议量，协议的考核什么时候完成，并不是价格最优就是最终的最优，这里面的一些运营控制非常重要。

第2个是基于类型的条线化、场景化的管理模型。费用管理是专业性极强的业务，横跨业务、财务、税务三大领域。许多软件是基于财务的角度来设计的，员工在使用时要选择会计科目，还有要求员工在报销时选择这笔支出属于哪个专项的账户，并且要填写账户号和银行信息。但并非所有员工都知道专业化的财务知识，所以他们在使用时总会感到很费劲。

对于这个问题，我们最终总结出来了一个从业务类型出发的管理模型，以业务类型为基础，条形化的设置该业务适用的范围、表单模板、审核流程、报销校验规则、付款规则及预算设置、费用标准、费用模板及查询、预订管控规则。企业把提供出来之后，业务类型和它的费用类型以及会计科目，系统可以自动配置好，员工只需根据发生的事项走不同的流程，财务也不用关心是否归集到了正确的费用类型和会计科目，通俗易懂，使用方便。

这也是第3点的创新，基于企业管理的全方位的管理思想，而不是简单做成报销系统，不仅仅只考虑财务环节，还要考虑业务管理诉求，财务只是其中一个环节。

参考资料：百家号 行业洞察｜差旅费控4.0模式的数字化创新和实践。