《机关档案管理规定》解读之机关档案信息化建设

《机关档案管理规定》中对机关档案信息化建设进行系统规定，提出了全面、有效指引。信息化建设工作包括传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理。这一建设过程需要综合考虑，统筹规划，并遵循一定的建设思路。根据《规定》，机关档案信息化建设主要分为以下三个部分：

1. **工作内容与建设思路**：

- **传统载体档案数字化**：通过计算机技术将档案信息结构化、颗粒化，为数据挖掘提供标准数据对象。数字化过程需确保真实性管理要求，包括收集齐全的元数据和保持数字复制件的原貌，纳入电子档案管理系统统一管理。

- **电子文件归档与电子档案管理**：统筹解决基础设施设备、应用系统平台支撑、档案资源规范、制度和人员保障等关键问题，确保电子文件归档与电子档案管理的全面性与有效性。

- **建设思路**：以数字档案室建设为依托，实现传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理的统筹规划，最终目标是电子档案数据化、单套制与数据挖掘。

2. **数字化与全文识别**：

- **数字化要求**：建立档案数字化常态机制，确保数字化过程符合真实性管理要求，实施纸质档案数字复制件的全文识别，并建立目录数据库。

- **全文识别**：实现对纸质档案的全文检索，提高数字化效率与质量。要求识别准确率高，具有抗噪能力，识别速度与版面还原度均需达到一定标准。

- **目录数据库**：确保目录数据库建设全面、规范，与数字化过程元数据、电子档案管理系统融合管理。

3. **电子文件归档与电子档案管理**：

- **应用系统建设**：电子文件与电子档案管理系统实现全生命周期管理，包括业务系统和电子档案管理系统的协同工作。

- **档案资源建设**：规范电子文件和元数据收集、整理、归档流程，确保电子档案资源的齐全完整和标准规范，实现信息化管理。

通过这一系列的系统化建设，机关档案信息化建设能够有效提升档案管理效率与质量，实现档案资源的数字化与现代化管理，为机关工作提供更有力的支持。