主题标引的规则

目前，档案部门尚未对如何进行档案主题标引制定具体的规则，根据其他文献主题标引的有关规定，主题标引规则通常包括一般标引规则和组配标引规则两种。一般标引规则的主要内容如下。

第一，主题标引应以档案论述的客观事务和研究对象为依据，客观地反映档案主题，不应掺杂标引人员的臆测和褒贬。

第二，标引档案的主题词必须是词表中的正式主题词，非主题词一般不能作为标引词使用。书写形式要与词表中的词形一致。

第三，要选择词表中最专指、最恰当的主题词进行标引，一般不得以其上位词或下位词进行标引。

第四，当词表中单个主题词能准确表达文件、档案主题概念时，不得采用组配形式标引。例如，对“劳动政策”进行标引，必须优先选择词表中专指的主题词“劳动政策”，而不能选用“政策”(上位词)或“就业政策”(下位词)标引，也不得用“劳动”和“政策”这两个主题词组配标引。

第五，当词表中没有单独的专指主题词时，则应选择最直接、最关联的两个以上的主题词进行组配标引。

第六，如果组配仍不能达到要求时，方可选用最邻近的上位主题词或相近的主题词进行靠词标引。

第七，当上位主题词标引不合适时，可采用关键词进行标引。使用关键词一般要按照规定的手续作为后补主题词登录后方可使用，以后按照使用频率高低转入正式主题词。

第八，第一件(卷)档案的标引深度，原则上应以能准确完整地表达档案主题内容、充分揭示出有检索意义的档案信息和该检索系统的处理能力为依据，一般每件(卷)档案可标三个至八个主题词，最少标引一个，最多不宜超过十个。