2、 谈判的物质条件的准备包括哪些内容

物质条件的准备

物质条件的准备工作包括两个方面：谈判场所的选择，谈判人员的食宿安排。从表面上看，这同谈判内容本身关系不大，但事实上，不仅联系密切，甚至关系到整个谈判的发展前途。

1 谈判场所的选择

谈判专家对于谈判地点的选择有两种意见：一种意见认为谈判地点不论设在哪一方都各有利弊。如果谈判地点设在我方办公室、会议室，其优点是：（1）避免由于环境生疏带来的心理上的障碍，而这些障碍很可能会影响谈判的结果．（2）获得额外的收获。我方可借“天时、地和、人和”的有利条件。向对方展开攻势，以求让步。（3）可以处理谈判以外的其他事情。（4）便于谈判人员请示、汇报、沟通联系。（5）节省旅途的时间和费用。综合上述优势，谈判地点争取在己方的最有利之处在于己方自由发挥，就像体育比赛一样，在己方场地举行谈判洽商活动，获胜的可能性就会更大些。

无可否认，如果谈判地点设在对方，也有其优越性：

（1）可以排除多种干扰全心全意进行谈判。

（2）在某些情况下，可以借口资料不在身边，拒绝提供不便泄露的情报。

（3）可以越级与对方的上级洽谈，获得意外收获。

（4）对方需要负担起准备场所和其他服务的责任。

正是由于上述原因，在多轮谈判中，谈判场所往往是交替更换，这已是不成文的惯例。当然，谈判地点在哪一方还取决于许多其他客观因素，如考察生产过程、施工基地、投资所在地的地理环境等。有时，中立地点也是谈判的合适地点。如果预料到谈判会紧张、激烈，分歧较大，或外界干扰太大，选择中立地点就是上策。

2 通讯设施的完善

谈判设施的配置与完善十分重要。谈判活动要有效进行，要求各方之间信息交流充分，上下反馈及时。而这些都是通过谈判场所的通讯设施来实现的。我们不赞同那种在这些方面施展手段，延误对手沟通来谋取己方利益的作法。所以，无论是哪一方做东道主，这一点一定不要忽视。要使谈判人员能够很方便地打电传、电报、电话，要具备良好的灯光、通风和隔音条件。最好在举行会谈的会谈室旁边，备有一两个小房间，以利谈判人员协商机密事情。主要谈判场所也可以配备一些专门的设施，供谈判人员挂些图表或进行计算。除双方都同意，否则不要配有录音设备，经验证明，录音设备有时对双方都会起到副作用，使人难以畅所欲言。

3 谈判房间的布置

如选择什么形状的谈判桌，怎样安排谈判人员的坐位等。一般来讲，比较大型、重要的谈判，谈判桌可选择长方形的，双方代表各居一面。但如果谈判规模较小，或双方人员比较熟悉，可以选择圆形谈判桌，这可以消除长桌那种正规、不太活泼的感觉。双方团团坐定，会形成一个双方关系融洽、共同合作的印象，而且彼此交谈容易，气氛随便。有时，出于需要，还可以采用任意排位方法就坐，它适合于小规模的、双方都比较熟悉的谈判，或是比较特殊的谈判。例如以色列和中东国家的和平谈判，由于双方的立场极为对立，要有中间调节人，即第三方出席谈判，为此，专门发明了一种T型谈判桌。最后，有些谈判，还可以不设谈判桌，但是，要事先确定一种有效的信号控制方法，以便随时根据情况发出指令，控制局面。

与谈判桌相配的是椅子，椅子要舒适，不舒适使人坐不住，但也不能过于舒适，太舒适使人易产生睡意，精神不振。此外，会议所需的其他设备和服务也应周到，如烟缸、纸篓、笔、记事本、文件夹、各种饮料等等。

最后，谈判是艰苦复杂、耗费体力、精力的一种交际活动，因此，用膳、住宿安排也是会谈的内容。东道国一方对来访人员的食宿安排应周到细致，方便舒适，但不一定要毫华、阔气。可以按照国内或当地的标准条件招待即可。许多外国商人，特别是发达国家的客商，十分讲究时间、效率，反而不喜欢繁琐冗长的招待仪式，但适当组织客人参观游览，参加文体娱乐活动也是十分有益的，它不仅会很好地调节客人的旅行生活，也是增进双方私下接触。融洽双方关系的有利形式，有助于谈判的进行。