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接电话的礼仪有哪些

在人际交往中，礼仪是指按照约定俗成的规范来表现律己敬人的行为。在接听电话这一方面，礼仪同样重要。以下是接电话时应遵循的礼仪要点：

1. 适时接听：在电话第二次铃声响起时接听为宜。过早或过晚接听都显得不妥。如果第一声铃声刚落你就拿起话筒，对方可能还未做好准备。相反，如果等到第三声铃声响起再接听，对方可能已感到不耐烦。因此，第二次铃声后接听最为得体。如果延迟至第四声才接听，应表示歉意，如说“让您久等了”。

2. 接听动作：电话响起时，可以用左手准备拿起话筒，右手准备记录信息。对于习惯用右手的人来说，动作恰好相反。

3. 礼貌问候：接听电话时，应避免使用“喂”这样的试探性词语，而应使用正式的问候语。根据时间不同，可以分别使用“早上好”、“上午好”、“中午好”、“下午好”或“您好”。在问候语后，如果需要，可以报出自己的公司和部门以及姓名。

4. 电话记录：记录来电时应包括五个“W”和一个“H”，即来电时间（When）、来电人（Who/Whose）、来电事由（What）、来电地点（Where）、来电原因（Why）以及如何处理（How）。确保重复重要信息以确认无误。

5. 礼貌称谓：在询问对方姓名时，应使用“请问您贵姓？”这样的礼貌用语。得知姓名后，应逐一确认每个字，以示尊重。称呼时应使用“姓+职务”或“先生”、“女士”等尊称。

6. 措辞得体：电话交流时应使用简洁、高雅的语言，避免使用俚语或不礼貌的词汇。

7. 声音控制：声音在电话交流中占主导地位。应保持积极明朗的语调，适当控制语速，以便与对方和谐沟通。

8. 微笑态度：即使在对方看不到的情况下，也应保持微笑，因为声音会传达出你的情绪状态。

9. 良好姿态：保持正确的坐姿，避免在接听电话时身体不适或姿态不雅。

10. 处理特殊情况：如果来电找的人不在，应礼貌告知。转达留言时应确保记录准确。如需转接电话，应先说“请稍等”。如果环境嘈杂，应告知对方听不清其讲话。与客人在一起时，应礼貌说明。未能及时接听的电话，应在24小时内回复，并解释原因。

11. 控制通话时间：商务电话应尽量控制在三分钟内。挂断电话时，应礼貌道别，并让对方先挂断电话。