我做行政工作三年了，基础的都可以实时完成，我想在此基础能有创新，做出新亮点，如何能给公司带来有利的

行政管理改进方案

针对公司的逐步发展，公司行政费用也逐步增加，造成了管理成本的

增加，目前公司对行政费用的监控和管理还存在一些不足之处。我们须通

过完善流程和优化监控管理模式，提高成本控制意识，节约公司运作成本，

提高公司运作效率。

目前行政管理过程中存在的主要问题和具体改进方案：

一、

车辆管理

：

无完整的车辆信息档案，

卫生检查考核方法不合适

（无

具体评比、处罚和奖励办法支撑）

，油费、过路费、维修费等费用支出无控

制程序

（原来的控制办法执行不到位和不够合理）

，

费用产生的登记不及时，

难形成详细的费用和支出记录；驾驶员管理规范不够（个人形象、行车过

程要求）

；提前预约管理不足；无派车标准。

针对上述问题，建议采用以下具体管理措施

1

、对公司现有车辆信息进行详细登记归档（登记内容为：车辆购买日

期、购买价格、购买厂家、购车发票复印件、购置税发票、保险单原件、

行车证复印件、车辆备用钥匙壹把等车辆相关证件）

2

、车辆卫生检查制定相关实施标准，并附相关

奖惩措施

，和专职驾驶

员进行沟通找到平衡点。

3

、根据各车辆价位，技术参数、油耗等特点综合情况分析，车辆使用

频率和使用范围应适当调整：

（例如：外出办事路程、事情的重要性、客户

的重要性等给以考虑）

，

公司员工树立正确用车意识，

避免发生无车不出门，

无车不办事，因借调不到车辆，宁愿等一等，或是想办法借调车辆才外出

办事，从而导致的工作效率降低。

4

、车辆费用的产生（油费、停车费、过路费、维修保养费由专人负责

严格登记，登记方式为：当日产生费用，一个工作日内必须登记，同步要

登记车辆行驶里程数）

，费用产生要结合出车登记记录综合分析。

5

、对公务用车按时进行日常保养，注意车辆性能维护，严格筛选保养

项目，控制维修保养成本；

6

、公务用车出行严格按照车辆外出审核流程办理，用车须审核，出车

须登记，登记内容为：始发地、目的地、出行人员、办事事宜、时间周期

等相关内容；

公费用管理概念。

具体解决建议：

1

、对以往分公司成立的费用进行统计，作为基础数据，对下一步新公

司成立做预算依据；分公司行政费用预算由分公司经理进行统计分析。

2

、行政费用的划分和监控，明确费用监控责任人，费用控制范围的确

定，提高全员成本控制意识，统计往年行政费用总数，分析人均行政费用

基数，为成本预算管理提供数据支持。

3

、以财务费用划分为标准，明确行政费用划分标准和具体明细，请公

司各部门根据具体情况，对部门内部行政费用作出预算，经行政经理审核，

总经理审批后，公司全员实行预算管理办法，特殊要求经总经理审批以后

方可实施。

4

、预算结合新增人员费用进行分析，估算出公司人员增减情况可能产

生的人均成本（包含日常办公用品、固定资产、通讯费用、车辆使用可能

产生的费用）

，根据公司人员变动情况作出费用预算。

5

、

每个部门申购前做好计划和预算，

上报行政部统一审核批准后执行，

按照部门预算费用进行管理，超出预算费用则由部门自行承担，或从下月

预算中进行扣除。

6

、对于公司即将搬迁至新办公场地办公，因办公场所的扩大，办公环

境的改善，公司须增配人员：前台接待、保洁、保安人员，公司根据相关

标准提出用人要求，进行招聘；同时预算支付成本。并且预算新办公场所

整个网络系统运行平台搭建所需的软硬件设施的费用。

7

、对通讯费用的监控（固定电话和办公宽带费用的统计汇总登记造

册）

；须有详细使用部门、产生费用的明细。

三、日常办公用品费用控制和固定资产管理

1

、明确日常办公用品的范围和申购流程和审批流程，制定完善的入库

和领用记录，分析日常需求的常用项目和基本开支，定期进行盘点和统计；

2

、

制定完善的资产管理制度，

严格按照资产管理制度进行实施和管理，

对公司资产进行盘点，造册，按个人和部门进行区分和统计，并强化个人

使用资产的规范化、责任感，除公司资产管理专员以外，禁止公司员工私

自调换个人使用资产，每人拥有自己的个人资产表格，须负责个人资产的

保管和使用维护；

3

、各分公司、各项目的行政管理人员需进行培训，在申报流程严格把

关，坚持节约使用、循环使用的原则，尽量精简上报审批的物品，控制在

制度允许范围内。特殊需求须经总经理审批。

4

、固定资产的申购须严格按照公司资产申购流程进行审批，审批通过

后由公司行政部统一购买（特殊物品，须经审核通过后，由实际使用部门

自行购买，明细、发票提供给行政部登记造册统计）

；

5

、固定资产出现故障需要维修时，应统一上报公司资产管理员并详细

说明基本情况，由资产管理员按维修申请流程进行审批后，统一联系维修

厂家进行维修；并且对资产维修的费用、项目做详细登记，结合考虑资产

折旧、维修成本和购买新资产之间的权重；

6

、固定资产的报废须严格按照资产报废处理流程，进行逐级审批，方

可进行资产报废；

7

、定期对公司资产进行盘点，如发生资产转移，资产管理员须及时做

出资产信息更新。大件、高价值部门共用固定资产，须指定相关责任人。

（附：公司物品申购流程图）

使用部门提

出需求

填写需求单

部门经理审批

行政部审核

统计所需物品

明细

询价

购买入库

行政经理审批

总经理审批

签字领用

制作个人领用

记录

结束

需求部门

行政部

行政经理

总经理

四、档案管理

分公司档案管理和地产公司档案管理的划分（哪些要报地产、哪些分公

司保管，如何监督检查和相互调用）

；对公司管理过程知识管理如何实现沉

淀和使用（模板化、借鉴）

。

1

、细化档案管理类别，所有档案公司都必须存原件一份，档案信息按

照《档案管理制度》严格区分，查询快捷、准确。

2

、档案编号和档案目录要能反映档案基本内容，便于档案查询；

3

、公司档案管理员要对项目或分公司档案管理人员进行培训，如下属

分公司和项目档案管理人员出现变更，要及时通知公司档案管理员，分公

司的档案管理方法应和总公司的管理模式一致；

4

、公司档案管理人员要对分公司和项目档案管理工作不定期（建议以

月度为周期）进行抽查和指导，外地分公司和项目应提供合同目录的电子

版本，根据档案管理的情况，给以档案管理人员相关奖惩（可在绩效考核

过程中体现）

。

5

、档案的保存和销毁严格按照公司档案管理制度相关规定实施。

（附：档案归档和维护工作流程图）

档案归档和维护工作流程图

申请

审批

行政部

各分公司和项目部

可归档档案

档案定期移交

装订

分类

配合

排列、编号

制作目录

装盒入档

审批

维护

配合

可归档档案

行政经理

结束

6

、对于公司运营过程的知识沉淀，建议公司按照部门和分公司为单位