如何高效地管理邮件
- 培训职业
- 2025-05-04 22:06:23
第一步，给邮箱瘦身，先从给现有邮箱里的邮件做减法开始。①垃圾箱：最好在每收到第一封垃圾邮件时，为了确保以后再也不用看到，当时就果断退出邮件列表。②已删除：处理邮件时，通常不需要备档日后查看的邮件可以直接点删除。手动把他们扔进已删除分类，定期一键清空。
③收件箱里剩余的工作内容邮件，要企业内相应规定来作取舍，通常空间足够的情况下邮件以保存最完整版本为优先考虑，不随意删除当时以为没有用的。比较重要的邮件从入职第一天到离职最后一天，一个不少的保存好是比较可取的，未来在交接工作时不容易出现疏漏。
第二步，下一步行动。收到一封邮件后，可能需要你回复、转发或写入新内容。收到直属领导的邮件，一定要第一时间阅读并了解领导的工作要求，并最快时间给予恰当的反馈。收到同事需要支持的邮件，可以根据事情轻重缓急进行安排并在合适时间回复。收到公司要求开会、征求意见、通知内部规章制度文件等，一般不需要当时回复，或者压根不用回复，完全可以放在最后处理。
第三步，邮件归档。根据你的工作需求对邮件作分类。首选是按照工作项目来进行分类，每一封收到的邮件也许是讨论沟通、也许是需要安排下一步行动，或者某些指导性的材料。设好邮件分类之后，就可以把同一个人的全部邮件设成自动归档，这样以后再收到这个人发出的邮件，就可以到对应分类里查看了。
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